Các loại sổ sách cần in cuối năm và cách sắp xếp hợp lý

Sau mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp phải tiến hành quyết toán, tổng hợp và thống kê các số liệu trong năm. Việc làm này đảm bảo doanh nghiệp có thể đo lường và đánh giá một năm hoạt động tài chính, đồng thời lưu trữ dữ liệu sử dụng cho các năm tiếp theo. Do đó, việc in ấn các loại sổ sách là vô cùng cần thiết. Vậy các loại sổ sách cần in cuối năm bao gồm những tài liệu gì? Và trong quá trình xử lý doanh nghiệp cần lưu ý đến vấn đề gì? Tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn.

1. Hồ sơ pháp lý

Hồ sơ pháp lý là một trong các loại sổ sách cần in cuối năm mà doanh nghiệp cần xử lý đầu tiên. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp sẽ bao gồm những tài liệu sau:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh đã được cấp trước đó;
• Thông báo mã số thuế doanh nghiệp;
• Tờ khai thuế môn bài của doanh nghiệp;
• Mẫu số 08 về việc đăng ký tài khoản ngân hàng;
• Mẫu số 06 về việc đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT.

2. Quyết toán năm

Quyết toán năm bao gồm những tài liệu sau:

• Báo cáo tài chính trong năm;
• Quyết toán TNDN có kèm theo phụ lục;
• Quyết toán TNCN có kèm theo phụ lục.

3. Hồ sơ lao động

Hồ sơ lao động bao gồm những tài liệu sau:

• Toàn bộ hồ sơ xin việc của người lao động;
• Tổng hợp các loại hợp đồng lao động văn phòng, bộ phận sản xuất và bộ phận quản lý. Doanh nghiệp nên tạo thành một tệp riêng biệt để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và rà soát khi cần;
• Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương, sa thải nhân viên.

4. Chứng từ kế toán

Đối với các loại chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần xử lý theo trình tự sau:

 

Đầu tiên là các tờ khai thuế. Các mẫu tờ khai thuế cần được xếp đúng thứ tự bao gồm: tờ khai 01/GTGT, bảng kê 01-2/GTGT, bảng kê 01-1/GTGT, tờ khai thuế TNDN theo tháng hoặc quý. Các báo cáo sử dụng hóa đơn mẫu B26 theo quý. Tiếp đến là sắp xếp các loại hóa đơn theo bảng kê, hóa đơn mua theo bảng kê. Trường hợp có chứng từ thanh toán của hóa đơn mua thì doanh nghiệp có thể kẹp cùng tập với hóa đơn theo bảng để để dùng cho những trường hợp có thanh tra kiểm tra thuế.

Tiếp theo là các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp nên phân loại các loại phiếu và kẹp riêng từng tệp để thuận tiện cho việc rà soát và kiểm tra. 

 

Các bảng đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động, bản cam kết 02/TNCN được kẹp cùng một tệp với bản CMND photo. Đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có) HĐLĐ dưới 03 tháng mà không khấu trừ thuế TNCN.

 

Các loại hợp đồng mua bán nên được kẹp cùng với biên bản xác nhận công nợ xếp nhóm khách hàng, nhà cùng cấp. 

 

Cuối cùng là các biên bản kiểm kê tài sản cố định, kiểm kê tiền mặt và kiểm kê CCDC cuối năm.

5. In sổ kế toán

Sổ in kế toán bao gồm những loại sổ sau:

• Sổ nhật ký chung;
• Sổ nhật ký thu tiền;
• Sổ nhật ký chi tiền;
• Sổ quỹ tiền mặt;
• Sổ tiền gửi ngân hàng: kèm theo chứng từ ngân hàng phía sau sổ;
• Sổ nhật ký mua hàng;
• Sổ nhật ký bán hàng;
• Sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu;
• Sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả;
• Sổ chi tiết tạm ứng, phải thu, phải trả khác;
• Sổ chi tiết ngân hàng;
• Sổ chi tiết vay mượn khác;
• Sổ cái các tài khoản sau: các loại tài khoản có trên bảng CĐ phải kèm theo sổ cái của tài khoản đó; các khoản nộp NSNN kẹp chung cùng TK 333, các khoản vay kẹp cùng TK 311, 341; bảng lương kẹp cùng TK 334, v.v.
• Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC;
• Thẻ kho;
• Sổ chi tiết vật tư;
• Bảng tổng hợp nhập xuất hàng tồn của từng kho.

6. Lưu ý quan trọng về các hoá đơn sổ sách

Hoá đơn sổ sách đầu vào

• Hóa đơn mua cùng trong một ngày:

Việc doanh nghiệp mua hàng liên tiếp mua hàng của cùng một đơn vị nhưng chia nhỏ thành nhiều đơn giá trị gia tăng, mỗi đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng sẽ vẫn bị áp thuế giá trị gia tăng. Chính vì thế, khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong ngày, doanh nghiệp cần chú ý đến số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu hay không.

• Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần:

Trường hợp doanh nghiệp buộc phải thành toán nhiều lần hóa đơn đó thì sẽ phải chuyển khoản ngân hàng cho mỗi hóa đơn. Nếu doanh nghiệp đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn và tiền ngân hàng thì có thể yêu cầu nhà cung cấp hoàn lại số tiền đặt cọc tương ứng, sau đó chuyển lại cho nhà cung cấp qua ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

• Chuyển tiền qua ngân hàng

Chuyển tiền qua ngân hàng để thanh toán hóa đơn trên 20 triệu được hiểu là việc chuyển tài khoản ngân hàng mang tên công ty sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp. Chính vì thế, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu như doanh nghiệp chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc tên nhà cung cấp trên hóa đơn.

• Thời điểm thanh toán

Tại thời điểm kê khai mà chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng, người mua chưa trả tiền thì doanh nghiệp vẫn được quyền kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường. Trường hợp thời hạn quyết toán đã hết mà người mua vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này sẽ không được khấu trừ.

• Phương thức thanh toán bù trừ

Thanh toán bù trừ là một phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng. Theo đó, các ngân hàng sẽ thực hiện việc thu hộ, chi hộ ngân hàng bạn và sẽ thanh toán ngay số chênh lệch trong phiên thanh toán bù trừ với ngân hàng chủ trì. Trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền lớn hơn 20 triệu đồng thì doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Hoá đơn sổ sách đầu ra

• Lưu ý khi viết nội dung trên hóa đơn: Câu từ trong các loại hóa đơn có ảnh hưởng rất lớn đến mức thuế và doanh nghiệp cần phải lưu ý đến điều này. 
• Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không: Doanh nghiệp phải tiến hành rà soát toàn bộ hóa đơn xuất ra trong tháng, trường hợp thiếu phải lập hóa đơn bổ sung và tiến hành kê khai nộp thuế.
• Các sản phẩm sử dụng nội bộ phải xuất hóa đơn: Các hóa đơn sử dụng nội bộ bao gồm: quà tặng biếu phẩm, từ thiện, trả lương bằng sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với các loại hóa đơn này, doanh nghiệp cũng phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế.

7. Cách sắp xếp các sổ sách kế toán hợp lý và hiệu quả

Cách 1: Sắp xếp theo bộ

Sắp xếp theo bộ chung

• Tờ khai thuế theo quý bao gồm: GTGT, TNDN, MB, v.v gộp chung;
• Hóa đơn đầu vào, đầu ra sắp xếp theo ngày, tăng dần;
• Mỗi hóa đơn đầu vào:

• Dưới 20 triệu, thanh toán bằng tiền mặt: kèm cùng phiếu chi tiền và phiếu nhập kho;
• Trên 20 triệu, thanh toán bằng chuyển khoản: kèm phiếu nhập kho + ủy nhiệm chi photo + phiếu hạch toán.

• Mỗi hóa đơn đầu ra:

• Thu ngay bằng tiền mặt: kèm cùng hóa đơn + phiếu thu + phiếu nhập kho;
• Thu bằng chuyển khoản: kèm cùng hóa đơn + phiếu xuất kho + hợp đồng + phiếu báo có photo.

Sắp xếp theo bộ riêng

• Các loại chứng từ ngân hàng;
• Phiếu xuất kho nội bộ: gộp chung thành một tập nếu xuất kho ít, chia ra theo tháng nếu xuất kho nhiều;
• Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập, xuất, tồn kho: Gộp chung thành một tập đủ 12 tháng trong năm phát sinh.

Cách 2: Sắp xếp theo trật tự

Để thuận tiện cho việc rà soát và kiểm tra, doanh nghiệp nên thực hiện việc sắp xếp các loại sổ sách cần in cuối năm theo trình tự sau:

• Các loại tờ khai thuế quý: Chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo quý;
• Hóa đơn đầu vào: Sắp xếp tăng dần theo ngày trên tờ khai thuế, chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo từng quý;
• Hóa đơn đầu ra: Sắp xếp tăng dần theo ngày trên tờ khai thuế, chia thành các bộ từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc chia theo từng quý;
• Các loại chứng từ phiếu chi – thu, chứng từ ngân hàng, chứng từ hạch toán, phiếu xuất kho: Gộp thành một quyển từ tháng 01 đến tháng 12 nếu chi ít, hoặc chia thành các tháng nếu chi tiêu nhiều;
• Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập, xuất, tồn kho: Gộp chung thành một tập đủ 12 tháng trong năm phát sinh.

 

Trên đây là một số cách giúp doanh nghiệp có thể đơn giản hóa việc tổng hợp các loại sổ sách cần in cuối năm. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.

The post Các loại sổ sách cần in cuối năm và cách sắp xếp hợp lý appeared first on Thiên Luật Phát.

source https://thienluatphat.vn/cac-loai-so-sach-can-in-cuoi-nam